おすすめ経費精算システム

意外と知らない?「経費精算システム」とは

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はじめに

エクセルなどのオフィスツールを使用し、経理担当者が行っている手間のかかる経費精算業務。
しかし、経費精算システムってどんな機能や特徴があるのかよくわからない。
今回は経費精算システムについて説明していきます。

経費精算システムの特長としては次の4つをあげられます。

1.移動ルート検索とデータ情報の連携

近頃のビジネスパーソンは、移動の際の交通機関の乗り換えルートや運賃はスマートフォンやPCで調べます。ほとんどの経費精算システムは、経費データをPCやスマートフォンで検索した詳細な交通費のデータをベースに構築できます。経理担当者が行う手入力のミスを防止し、自動で集計も可能なので、業務による負担は大幅に削減できます。

しかも経費精算システムは、交通経路情報とも連携しているため、経理担当者だけではなく上長の方にも確認が簡単に取れます。近頃の経費精算システムにはICカードの中にある保存されたデータをとり、より簡単に経費精算ができるようになっています。

2.経費承認・申請機能

自分の経費を上司や経理担当者に提出するために、オフィスツールのエクセルなどを使用し作成後、プリントするのは時間や労力がかかります。この一連の流れを自動化する機能が経費精算システムにはあります。

3.他のソフトと連携

経理担当者が処理を終えた、データを他のソフトと連携させることによってさらにデータを生かすことができます。
例えば会計ソフトと連携させることよって仕訳データの生成などが行えます。これにより事務作業の抜けもれ・重複や再入力などのミスを防止でき、不正な経費請求などの見落としも阻止できます。故に会社全体の生産性を向上させることができます。

4.その他の機能

4.1 支払機能

請求書の支払いを申請・承認フローを管理できます。わざわざ振り込むという作業が無くなります。

4.2 スマートフォン対応

外出や出張先でスマートフォンさえあれば、わざわざ会社に出社しなくても、どこでも経費精算が簡単にできます。

4.3 英語対応

現在ベンチャー企業といった新興企業には、外国人の方が所属しているは珍しくありません。英語対応の経費精算システムもあります。

4.4 プロジェクト管理機能

精算書・会計ソフトへのプロジェクト入力ができ、チームの生産性を向上させます。

4.5 データ生成機能

会社の従業員の方の口座に、経費を振り込むための機能を持つ経費精算システムもあります

4.6 データ分析

経費のデータを分析し、無駄なコストやその原因特定までができます。

まとめ

経費精算は会社の全体業務から見てみれば地味な作業になりますが、決してウェイトの軽い仕事ではありません。営業マンが精算にかかる時間が削減でき、本来の業務に専念することができるなど、会社の生産性があがる効果が考えられます。これを機会にまだ経費精算システムを導入していない方は導入の検討をしてみてはいかがでしょうか?

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