おすすめ経費精算システム

あなたの会社でも起きている!?経費精算の不正事例と対策方法を徹底解説!

経費精算業務そのものは、多くの従業員が関与する業務であるため、個人的な交通費や交際費の申請、架空の出張申請、二重申請など経費精算では多くの不正が起きる可能性があります。今回は、経費精算の不正事例を通じて、なぜ行われてしまうのか、どのように防げば良いのかということについて考えてみましょう。

事例の前に…経費の不正申請を許す事で発生する問題

経費精算の不正申請を許すことで、多くの問題が発生します。従業員はいかにして、自分の目標を達成して、成果を上げるか。という事を考えるよりも、如何に多くの経費を不正にバレずに申請するかということで報酬を得ようという考えに代わり、会社として推進しようとしている目標達成から乖離を産みます。また、これにともない、本来払うべきではない対価を従業員に支払うことにもつながり、PLを悪化させます。規模が大きくなることで、適切な事業上の意思決定を行うことが難しくなり、銀行借入の条件、第三者割当増資での資金調達時に不利な時価総額、返済余力クレジットをつけられてしまいます。

経費精算の不正事例

・新幹線のチケットは、格安チケット会社で購入。差分を着服。
・架空の出張や、宿泊先からのキャッシュバックを行い、架空申請している。
・カレンダーに訪問先を捏造し、架空の訪問履歴とセットで作っている。
・大量の領収書や申請書の中で、二重申請を行っている。
・領収書の金額を1桁足して、申請。
・交通系ICカードへチャージして、コンビニ支払い。
・得意先接待と称して、私的な飲み会、合コン、婚活パーティなどの参加費を交際費申請。
・社用スマホで、休日に彼女と電話、スマホゲームへのアイテム課金を通信費として申請。

特に、領収書の提出義務が無い事が多い交通費、回数が多く金額が大きい出張などで温床になっています。また、営業マンなど経費をたくさん利用する職種では、特に発生しやすいでしょう。会議費や交際費の利用が認められており、1件あたりの受注額が大きな商品を扱う、広告営業や、システム営業の場合は接待も多く、見分けが付かないこともあります。

経費精算で不正を引き起こす状況

・新幹線や電車はICカード履歴ではなく、正規運賃だと信じて払っている。
・出張申請などの履歴が無く、常に口頭。事後の出張報告書についても書かせていない。
・カレンダーを見ながら、月間の経費精算作業を一気に行っている。
・ICカードへのチャージ記録で代用している。
・通信費の内訳については見ずに判断している。
・紙が煩雑で件数が多いため、経費申請レポートの詳細や、領収書を確認すること無く、承認している。

経費精算で不正が起きるのは、上記のように、不正を引き起こす状況を会社側が作っているのも一つの要因。どれだけ、規定を細かく設定しても、実際それらが運用され続けなければ、それらの規定には意味がありません。

従業員自身によるエクセルでの領収書入力、印刷して、原本の添付。それらを社内で上司に回覧して、承認。こうしたアナログな経費精算のフローでは、各所に排除できない人間の作業が多く、ミスが発生することは排除することは難しいでしょう。ミスを発見することも、難しい為、監査業務は膨大になり、上司、会計担当の業務はさらに増えてしまいます。

経費精算で不正の機会を減らすには

・交通系ICカードはチャージ領収書だけでなく、支払先明細の提出も義務付けるか、日報で経路と金額を記載させる事で、私的な支払いを排除。
・金額の大きな交際費については、参加企業、店舗の種類等を確認。
・スマホは休日の利用履歴や、通信料以外での課金が行われていないか確認。

業務とルールを増やすこと無く不正の機会を減らす

従業員が紙とエクセル、目視で不正を発見しようとする以上は、常に不正の発見は後手に回ります。このような場合は、経費精算システムを導入することで、解決を図るのが合理的な判断でしょう。経理担当者の単純なチェック時間を減らすことで、より創造的で有意義な業務にフォーカスすることが出来るようになります。

内部統制の強化と、業務効率化の両方を同時に実現するのが、経費精算システムといえるでしょう。
どの会社にもある、経費精算の不正の対策を今すぐ実施することで、会社組織全体の業務効率化を実現し、生産性を向上させることを検討してみてはいかがでしょうか?

おすすめの経費精算システム

今メディアで話題沸騰!?日本最短で経費精算を完了できる
おすすめのクラウド経費精算システムはこちらから!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。